문서 실무 1학기 ( 17 )주 학습지도안 |
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대 단 원 |
워드프로세싱 용어 및 기능 |
관련교구자료 |
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소 단 원 |
6. 공문서 (4)공문서 작성 - 실습 |
컴퓨터. 인쇄물 |
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학습목표 |
공문서의 처리에 관한 내용을 알 수 있다 |
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과 제 |
1. 발송기관명은 위 여백 30mm를 띄우고, 몇 cm 길이로 가운데에 기재해야 하는지 고르시오 ① 3 ~ 4 ② 4 ~ 5 ③ 6 ~ 7 ④ 7 ~ 8 2. 공문서를 작성하는 요령으로 옳지 않은 것을 고르시오 ① 금액은 아라비아 숫자로 표기한다 ② 시간은 콜론(:)은 시와 분을 구분한다 ③ 날짜는 숫자로 표기한다 ④ 한글 용어는 세로 쓰기를 한다 3. 공문서의 두문에 해당하는 것을
고르시오. 4. 전화번호는 한글 몇
자(영문20자)
이내로 입력해야 하는가? ① 5자 ② 10자 ③ 15자 ④ 20자 5. 본문이 끝났을 때 몇 자를 띄우고 "끝" 표시를
해야 하는가? |
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☆ 공문서 처리 ☆ (1, 2급 공통) 1.공문서의 종류
◈ 법규문서:법규사항을 규정하는 문서로 헌법, 법률, 대통령령, 총리령, 부령, 조례, 규칙 등에 관한 문서를 말한다.
◈ 지시문서:행정기관이 그 하급기관 또는 소속 공무원에 대하여 일정한 사항을 지시 또는 명령하는 문서로 훈령, 지시, 예규, 일일명령 등이 있다. 1) 훈령 :상급기관이 하급기관에 대하여 상당한 (장기간) 기간에 걸쳐 그 권한의 행사를 일반적으로 지시하기 위하여 발하는 명령이다. 2) 지시 :상급기관이 하급기관에 대하여 직권 또는 하급기관의 문의에 대하여 개별적, 구체적으로 발하는 명령이다. 3) 예규 :법규문서 이외의 문서로 행정사무의 통일을 기하기 위하여 반복적 행정사무의 처리기준을 제시하는 문서이다. 4) 일일명령 :당직, 출장, 시간 외 근무, 휴가등 일일 업무에 관한 명령이다.
◈ 공고 문서:고시, 공고 등 행정기관이 일정한 사항을 일반에게 알리기 위한 문서를 말한다. 1) 고시 :법령이 정하는 바에 따라 일정한 사항을 일반에게 알리는 문서로 일단 고시된 사항은 개정이나 폐지가 없는 한 그 내용의 효력이 계속된다. 2) 공고 :일정한 사항을 일반에게 알리는 문서로 입찰공고, 시험시행공고 등과 같이 그 내용의 효력이 단기적이거나 일시적인 것을 말한다.
◈ 비치문서:비치대장, 비치카드 등 행정기관이 일정한 사항을 기록하여 행정기관 내부에 비치하면서 업무에 활용하는 문서를 말한다.
◈ 민원문서:민원 인이 행정기관에 대하여 허가, 인가, 기타 처분 등 특정한 행위를 요구하는 문서 및 그에 대한 처리문서를 말한다.
◈ 일반 문서:이상의 문서에 속하지 않는 모든 문서로 회보, 보고서 등이 있다. 1) 회보:행정기관의 장이 소속 공무원 또는 하급기관에 업무 연락, 통보 등 일정한 사항을 알리기 위한 경우에 사용하는 문서이다. 2) 보고서:특정한 사안에 관한 현황 또는 연구 및 검토 결과 등을 보고 하거나 건의할 때 사용하는 문서이다. ☞ 요 점 ◎ 사 문 서:개인의 사사로운 의사 또는 심경을 표시하는 문서로 안내장, 추천장, 매매 계약서등. ◎ 공 문 서:행정기관 내무 또는 상호 간이나 대외적으로 공무상 작성 또는 시행되는 문서(도면, 사진,디스크, 테이프, 필름, 슬라이드, 전자문서 등의 특수매체 기록을 포함) 및 행정기관이 접수한 모든 문서. ◎ 전자문서:컴퓨터 등 정보 처리 능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성, 송, 수신 또는 저장된 문서. ◎ 전자서명:전자문서의 작성기관 및 변경여부를 확인할 수 있도록 비대칭 암호화 방식을 이용한 전자서명 생성키로 생성한 정보로서 당해 전자문서에 고유한 것을 말한다. ◎ 전자관인:컴퓨터 등 정보 처리 능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 이미지 형태로 사용되는 관인. ◎ 문 서 과 :행정기관 내의 문서에 관한 사무를 주관하는 과. ◎ 처 리 과 :문서의 수발 및 사무 처리를 주관하는 과 ◎ 조례:지방자치단체가 지방의 정책을 펴나 가기 위해 지방의회 의결을 거쳐 제정한 자치법규 ◎ 규칙:지방자치 단체 장이 법령 또는 조례의 위임한 범위 내에서 그 권한에 속하는 사무에 관하여 정립하는 자치법규 ◎ 연도별 일련번호:연도별로 구분하여 매년 새로 시작되는 일련번호로서 연도표시가 없는 번호를 말한다. ◎ 누년 일련번호 :연도 구분과 관계없이 누년 연속되는 일련번호를 말한다. 예) 대통령령 제13390호 교육부령 제8167호 ◎ 연도표시 일련번호:연도표시와 연도별 일련번호를 붙임표(-)로 이은 번호를 말한다. 예) 정석 2000년 - 23호 ◎ 공문서의 형식 및 일련번호
2. 공문서의 성립 및 효력 발생 시기
◈ 공문서의 성립 :문서는 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 당해 문서에 대한 결재(전자이미지 서명 또는 전자서명에 의한 결재를 포함)가 있음으로써 성립한다. ☞ 요 점 ◎ 공문서의 성립 요건 *법령에 규정된 절차에 따라 형식 구성 *당해 기관의 의사 표시 명확 *당해 기관의 권한 내에 작성 *내용적으로 위법, 부당하거나 시행 불가능한 사항이 없어야 한다. ◎ 문서의 효력 발생 *문서의 효력 발생에 대한 견해로는 표백주의, 발신주의, 도달주의, 요지주의 등이 있으며 현재 우리 나라에서는 도달주의를 채택하고 있다.
◈ 공문서의 효력 발생 시기
3. 서식 관리
◈ 서식의 제정 :행정기관에서 장기간에 걸쳐 반복적으로 사용하는 문서로서 정형화할 수 있는 문서는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 서식으로 정하여 사용한다. ☞ 요 점 ◎ 서식의 종류 *법령서식 :법률, 대통령령, 총리령, 부령, 조례, 규칙 등 법령으로 정한 서식을 말한다. *일반서식 :법령서식을 제외한 모든 서식을 말한다.
◈ 서식 설계의 일반 원칙 *용지의 규격은 A4(가로 210mm×세로297mm)를 사용한다. *전산화가 용이하도록 설계한다. *누구나 쉽게 이해할 수 있는 용어를 사용하여 설계하여야 한다. *서명이나 날인을 선택적으로 할 수 있도록 설계하여야 한다. *글씨의 크기, 항목 간의 간격, 기재할 여백의 크기 등을 균형있게 조절하여 식별이 쉽도록 설계하여야 한다. *2 이상의 기관에 관계되는 서식은 관계기관 간 사전협의를 거친다.
◈ 서식의 제원 표시 *서식의 아래 한계선 오른쪽 밑에 용지의 규격, 지질 및 단위당 중량을 표시하여야 한다. *서식의 지질 및 중량의 결정기준은 행정자치부령으로 정한다. ☞ 요 점 ◎ 서식의 지질과 중량
◎ 서식의 지질 및 중량 결정 기준 *사용 목적 *보존기간 및 보존 방법 *기재 방법 *복사 방법 및 복사매수 *사용빈도 *사무자동기기의 활용 여부 ◎ 장부 및 대장의 규격 * 1종 210mm × 297mm(A4) * 2종 182mm × 257mm(B5) * 3종 257mm × 364mm(B4) ◎ 각종 대장, 서식의 전산 관리 *각종 대장, 서식 등은 특별한 사유가 없는 한 전산화, 자동화가 용이하도록 컴퓨터 파일로 관리하여야 한다.
4. 공문서의 구성
◈ 공문서의 구성 ◎ 두 문 *발신기관명 *우편번호, 주소, 전화번호, 처리과, 관련자등 *문서번호, 시행일자, 보존기간 *공개여부 *수신란 등 ◎ 본 문 *제목 *내용 *첨부 ◎ 결 문 *발신명의 (전결, 대결의 표시) *수신처란 ◈ 두 문 1)발신기관명 :문서를 기안한 부서가 속한 행정기관명을 6cm∼8cm 이내로 기입하여 중앙에 위치시킨다. ① 취급 :지급, 기관장 보고 후 처리, 전신, 정보통신망, 모사 전송 등을 표시한다. ② 보고 등 표시 :보고심사, 협조심사 등의 표시를 한다. ③ 우/주소 :우편번호 및 주소를 기재하되, 주소가 긴 경우에는 간략하게 기재한다. 예) 136-141 서울 성북 장위 215-42 ④ 전화번호 :발신기관의 전화번호를 기재하되 ( ) 안에는 지역번호를 기재한다. 내부문서의 경우에는 구내 전화번호를 기재한다. ⑤ 모사 전송 :문서수발이 가능한 모사 전송번호를 기재하되 없으면 생략한다. ⑥ 처리과 :당해문서를 처리한 처리과명을 기재한다. ⑦ 과장, 사무관, 담당자 :당해 문서의 처리, 문의에 응할 자를 기재하되, 과장 이하 직원의 직위 또는 직급 및 성명을 기재하며, 담당자는 성명만 기재한다.
2) 문서 번호 :문서 번호는 기관 기호, 분류 번호, 문서 등록 번호로 구성된다.
① 기관 기호 :문서를 작성한 기관명의 약호로 2자를 원칙으로 하며, 숫자일 경우는 한글로 표기한다. 예) 능률 →행정자치부 행정관리국 행정능률과, 이오 →감사원 2국 5과 ② 분류 번호 *문서를 분류하고 보관하는데 용이하도록 정부에서 문서를 19개 주요 기능으로 나누고 10진법으로 분류한 번호이다. *분류 번호를 사용하고 있지 않은 기관이나 문서의 경우에는 연도별 일련번호, 누년 일련번호를 사용한다. ③ 문서 등록 번호 :문서가 작성된 후 등록, 발송시 부여하는 번호로 연도별 일련번호를 사용한다. 예) 행자34110 - 15 문서 등록 번호
3) 시행일자 및 보존기간 *문서를 시행한 날짜를 기재한다. *( ) 안은 접수기관에서 보존할 기간을 기재한다.
4) 수신란 ① 경유:경유가 있을 때 문서는 먼저 경유기관으로 발송된다. ② 수신:문서를 수신할 기관장을 기입한다. 수신기관이 2곳 이상인 경우 수신에는 '수신처 참조'라고 쓰고 결문의 '수신처'란에 수신 기관명을 표시한다. ③ 참조 :수신기관에서 당해 문서를 처리할 자의 직위를 기입한다. ☞ 요 점 *문서의 공개 여부 :공개, 부분공개, 비공개로 구분하여 표시
◈ 본 문 1) 제목 :문서의 내용을 쉽게 알 수 있도록 간단하고 명확하게 표시한다. 2) 내용 :내용 파악이 쉽도록 서술하며, 강조할 내용이 무엇인가를 표시한다. 3) 첨 부:문서에 첨부물이 있을 때 표시하는 란으로 본문이 끝난 다음 줄에 표시한다. 첨부 항목이 두 가지 이상일 경우에는 항목을 구분하여 표시한다.
◈ 결 문 1) 발신명의 *당해 기관장의 명의로 발신 : O O O 장관, O O 시장, O O군수, O O위원장 *법령에 의하여 행정권한이 위임, 위탁된 경우 : 위임 또는 위탁을 받은 자의 명의로 발신 *행정기관 내 보조기관 및 보좌기관 상호 간에 발신하는 문서: 보조기관 또는 보좌기관명의로 발신 *내부결재 문서는 발신명의를 표시하지 아니함
2) 수신처 :문서의 수신기관이 2개 기관 이상인 경우. ①두문의 수신란에 "수신처참조"라고 쓰고, ②결문의 발신명의란 아래 전결, 대결 표시를 하고 서명 (전자이미지 서명)할수 있도록 간격을 띄우고 왼쪽 기본선에 맞추어 "수신처"라고 쓴 후 ③수신처기호 또는 수신기관명을 표시 (기관장의 명이 아님) ☞ 요 점 :기안문은 발신명의 밑에 전결(대결) 표시를 하지 않고, 시행문은 발신명의 밑에 전결 (대결)과 직위 (직급)의 표시 및 서명 (전자이미지서명)을 함.
5. 공문서의 작성
◈ 공문서 작성의 일반 원칙 1) 정확성 *6하 원칙에 의해 정확하게 작성한다. *애매모호하거나 과장된 표현은 피한다. 2) 신속성 *문장은 짧게 끊어서 개조식으로 작성한다. *복잡한 내용은 결론을 먼저 내고 이유를 설명한다. 3) 용이성 *읽기 쉽고 알기 쉬운 말을 사용한다. 4) 경제성 *문서의 양식(용지의 크기, 종이의 질)을 통일한다. *문서 1건의 내용은 1매에 끝나는 것이 좋다.
◈ 공문서의 용지 규정 1) 용지 크기 : 특별한 사유가 없는 한 한국 공업 규격에서 정한 A4(가로 210mm×세로297mm)용지를 사용한다. 2) 용지 색깔 : 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 흰색으로 한다. 3) 용지 여백 : 기본적으로 위쪽 3cm, 왼쪽2cm, 오른쪽 및 아래쪽 여백을 1.5cm로 두되, 문서의 편철이나 용도에 따라 각 여백을 달리할 수 있다. 4) 글자 색깔 : 글자의 색깔은 검은색 또는 푸른색으로 한다. 다만, 도표의 작성이나 수정 또는 주의 환기 등 특별한 표시가 필요한 때에는 다른 색깔로 할 수 있다.
◈ 공문서의 표기 방법 1) 글자 표기 : 한글로 작성하되, 올바른 뜻의 전달을 위해 필요한 경우에는 괄호 안에 한자나 기타 외국어를 넣어 쓸 수 있으며, 한글맞춤법에 따라 가로로 쓴다. 예) 범규문서는 조문형식(條文形式)에 의하여- 2) 숫자 표기 : 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 아라비아 숫자로 한다. 3) 날짜 표기 : 숫자로 표기하되 연, 일의 글자는 생략하고 그 자리에 온점(.)을 찍어 표시한다. 예) 2000년 7월 17일 → 2000. 7. 17. 4) 시각 표기 : 24시각제에 따라 숫자로 하되 시, 분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점( : )을 찍어 구분한다. 예) 오후 3시 20분 → 15:20 5) 금액 표기 : 아라비아 숫자를 사용하되 변조의 위험을 막기 위해 괄호 안에 한글로 기재한다. 예) 금 1,234,567원(금 일백이십삼만사천오백육십칠원)
◈ 공문서의 항목 구분 ◎ 문서의 내용을 2이상의 항목으로 구분할 필요가 있을 때에는 다음 구분에 의하여 표시한다. * 첫째 항목 : 1., 2., 3., 4. ... 로 나누어 표시한다. * 둘째 항목 : 가.,나., 다., 라.... 로 나누어 표시한다. * 셋째 항목 : ⑴, ⑵, ⑶, ⑷ ... 로 나누어 표시한다. * 넷째 항목 : ㈎, ㈏, ㈐, ㈑ ... 로 나누어 표시한다. * 다섯째 항목 : 1), 2), 3), 4)로 ... 나누어 표시한다. * 여섯째 항목 : 가), 나), 다), 라) ... 로 나누어 표시한다. * 일곱째 항목 : ①,②,③,④ ... 로 나누어 표시한다. * 여덟째 항목 : ㉮,㉯,㉰,㉱ ... 로 나누어 표시한다. ☞ 요 점 * 둘째, 넷째, 여섯째, 여덟째 항목의 경우에 하.,(하), 하), ㉻ 이상 더 계속되는 때에는 거., (거), 너., (너), 너) ... 로 표시한다.
◈ 공문서의 "끝" 표시 1)첨부물 없이 본문이 끝났을 때: 본문이 끝나는 지점에서 한 자 띄우고 "끝" 표시를 한다.
※ ×는 1자(2타) 표시임
2) 첨부물이 있을 때 :첨부물의 표시문 끝에 한 자 띄우고 "끝" 표시를 한다.
3) 본문 또는 첨부의 표시문이 오른쪽 한계선에서 끝났을 때: 다음 줄의 왼쪽 기본선에서 한 자 띄우고 "끝" 표시를 한다.
4) 표의 중간에서 기재사항이 끝났을 때: 기재사항의 마지막 글자 다음 칸에 "이하빈칸"이라고 표시를 한다.
5) 기재사항이 서식의 마지막 칸까지 작성되는 경우: 서식의 칸밖 다음 줄의 왼쪽 기본선에서 1자 띄우고 "끝"자를 표시한다.
◈ 공문서의 면 표시 ;공문서 작성 중 전후 관계를 명백히 할 필요가 있는 중요한 문서가 2장 이상으로 이루어진 때에는 문서의 아래 중앙에 전체면의 수와 그 면의 일련번호를 붙임표 (-)로 이어 기입한다. 첨부물의 면 표시는 각 첨부물별로 따로 하되, 전체면의 수는 생략할 수 있다. 예) 단면인 경우 : 첫장 -> 본문 다음장 첨부물① 다음장 첨부물② 2-1 2-2 1 2 1 ..........
양면인 경우 : 첫장 -> 본문 다음장 첨부물 다음장 6-1 6-2 6-3 (앞면) (뒷면) (앞면) 1 2 ...........
◈ 공문서의 수정 1) 문서의 일부분을 삭제 또는 수정하는 경우 :원안의 글자를 알 수 있도록 삭제 또는 수정하는 글자의 중앙에 가로로 두 선을 그어 삭제 또는 수정하고, 삭제 또는 수정한 자가 그곳에 서명 또는 날인한다. 흰색 문서에 쓰이는 용지의 색깔은 (서명 또는 날인)
2) 문서의 중요한 내용을 삭제 또는 수정하는 경우 :문서의 여백에 삭제 또는 수정한 자수를 표시하고 서명 또는 날인한다.
3자 수정(서명 또는 날인)
3) 시행문을 정정한 경우 :문서의 여백에 정정한 글자수를 표시하고 관인으로 날인한다. 문서에 쓰이는 용지의 색깔은 하얀색으로 하고 -기안문 3자 수정(서명 또는 날인) -시행문 3자 수정(관인으로 날인)
4) 전자문서의 경우 :수정한 내용대로 재작성하여 시행하되, 수정 전의 문서는 처리과의 장이 보존할 필요가 있다고 인정하는 경우에는 이를 보존한다.
◈ 문서의 간인 : 간인은 2장 이상으로 이루어진 중요한 문서의 앞장의 뒷면과 뒷장의 앞면에 걸쳐 찍는 도장 또는 그 행위를 말한다. *전후 관계를 명백히 할 필요가 있는 문서 *사실 또는 법률 관계의 증명에 관계되는 문서 *허가, 인가 및 등록 등에 관계되는 문서 *기타 결재권자가 중요하다고 인정하는 문서 ☞ 요 점 *기안문, 시행문 :문서를 작성하는 기관에서 결재를 받아 보관하는 문서를 기안문 이라 하며, 결재받은 문서의 내용을 똑같이 하여 수신기관으로 보내는 문서를 시행문 이라 한다.
6. 공문서의 처리
◈ 문서 처리의 일반 원칙 1) 즉시(일) 처리 :문서의 내용 또는 성질에 따라 그 처리 기간이나 방법이 다를 수 있으나 효율적인 업무수행을 위하여 당일 또는 즉시 처리해야 한다. 2) 책임 처리 :공문서 처리시 정해진 사무 분장에 따라 각자의 직무 범위 내에서 책임을 가지고 관계 규정에 따라 신속, 정확하게 처리해야 한다. 3) 법령 적합 처리:공문서는 법령의 규정에 따라 일정한 요건을 갖추어야 함은 물론 권한 있는 자에 의해 작성, 처리되어야 한다.
◈ 문서의 기안 :기관의 의사를 결정하기 위하여 문안을 작성하는 것을 기안이라 한다. 문서의 기안은 전자문서로 함을 원칙으로 하며 다만, 업무의 성격 및 기타 특별한 사정이 있는 경우에는 종이문서로 기안한다. 1) 일반기안 :어떤 하나의 안건을 처리하기 위하여 정해진 기안용지에 문안을 작성하는 것을 말한다. 2) 일괄기안 :문서의 내용이 서로 관련성이 있는 문서로서 제1안, 제2안 등으로 구분하여 동일한 기안용지에 작성한다. 제목은 각 안의 내용 및 성격에 따라 다르게 설정할 수 있다. "끝" 표시는 각 안의 내용 끝부분에 붙여야 한다. 각 안의 발신명의 표기에 있어 발신명의가 다를 경우에는 각 안별로 발신명의를 기재하되 각 안의 발신명의가 동일하면 최종안에만 발신명의를 표기한다. 3) 공동기안 :2 이상의 행정기관장의 결재를 필요로 하는 문서는 그 문서의 처리를 주관하는 기관에서 기안한다. 4) 수정기안 :수신한 문서 그 자체에 간단한 수정(수신한 문서와 다른 색깔로 수정)을 하거나 필요한 사항을 추가하여 기안하는 방법이다. 5) 서식에 의한 기안 :정기보고 또는 수시보고, 경미한 사항의 허가, 인가, 증명서 교부 기타 관례적인 사무에 관한 문서 및 비치 문서는 그 내용을 관계 서식에 기입한다. ☞ 요 점 *일괄 기안의 경우 각 안별로 시행문을 따라 작성하여야 하며, 특별한 경우를 제외하고는 동일한 문서 번호를 사용하여 같은 일시에 시행하여야 한다. *보조기관 또는 보좌기관의 출장 등의 사유로 검토를 받을 수 없는 경우에는 이를 생략한다. ◎ 검토 및 협조 *기안문은 결재권자의 결재를 받기 전에 보조기관 또는 보좌기관의 검토를 받아야 한다. *전자문서인 경우 결재 후에는 수정이 불가능하므로 결재 전에 형식, 내용 등을 필히 확인하여 문서심사시 다툼이 없도록 하여야 한다. *문서의 내용이 행정기관 내의 다른 보조기관이나 다른 행정기관의 업무와 관련이 있을 때에는 그 기관의 협조를 받아야 한다. *검토 및 협조함에 있어 그 내용과 다른 의견이 있을 때에는 당해 문서 또는 별지에 그 의견을 표시하여야 한다.
◈ 문서의 결재 *문서는 당해 행정기관장의 결재(전자서명에 의한 결재 포함)가 있음으로 성립한다. 1) 선람 :법령의 규정에 의하여 소관사향에 대한 기관의 의사를 결정할 권한을 가진 자가 직접 그 의사를 결정하는 행위를 말한다. 2) 전결 :행정기관의 장으로부터 사무의 내용에 따라 결재 권을 위임받은 자가 행하는 결재를 말한다. 3) 대결 :결재권자가 휴가, 출장 기타의 사유로 결재권자의 사정에 의하여 결재할 수 없을 때에 그 직무를 대리하는 자가 행하는 결재를 말한다. 4) 사후보고 :대결한 문서 중 그 내용이 중요한 문서에 대하여는 결재권자에게 사후에 보고 하여야 한다.
◈ 문서의 심사 1) 심사 시기 :문서를 시행하는 날 *기안한 문서와 시행하는 문서를 함께 문서 심사관에게 제시하여 받음 *시행일자와 문서 심사일자는 일치하여야 함 *대내 문서와 내부결재 문서는 문서 심사를 받지 아니함 2) 심사 대상 :시행문의 작성여부(대외문서)와 관계없이 행정기관의 장 명의로 발신하는 문서 3) 심사사항 *결재권자의 결재 여부 *다른 문서와의 내용상 중복 여부 *기안문과 시행문의 일치 여부 *분류번호, 보존기간 등 정형화된 기재사항의 정확도 및 누락 여부 *전결, 대결 구분의 표시 및 착오 여부 *첨부물의 첨부 여부 *발신방법의 지정 여부 *보고심사 대상문서의 심사 여부 및 업무협주문서의 심사 여부 ☞ 요 점 *관인 :행정기관의 장 또는 보조기관의 명으로 발송, 교부되는 문서에 사용되는 직인 ◎ 관인 날인 및 서명 :행정기관의 장의 명의로 발신하는 문서의 시행문과 임용장, 상장 및 각종 증명서에 속하는 문서는 관인(전자관인 포함)을 찍거나 행정기관의 장이 서명함 :보조기관 및 보좌기관의 명의로 발신하는 문서의 시행문에는 보조기관 또는 보좌기관이 서명함 :전신, 전신 타자, 전화로 발신하는 문서 또는 경미한 내용의 문서의 관인 또는 서명을 생략함 :관인을 찍어야 할 문서로서 다수의 수신자에게 동시에 발신 또는 교부하는 문서에는 관인 날인에 갈음하여 관인의 인영을 인쇄하여 사용할 수 있음
◈ 문서의 발송 *문서는 처리과에서 발송하되 정보통신망을 이용하여 발신함을 원칙으로 한다. *업무의 성격 기타 특별한 사정이 있는 경우에는 인편, 모사 전송, 전신, 전신타자, 전화등으로 발신한다. *내용이 중요한 문서는 발송 사실을 증명할 수 있는 특수한 방법(인편 등기우편등)으로 발송한다. *인편, 우편으로 발송하는 문서는 문서과의 지원을 받아 발송할 수 있다. *전자관인을 찍은 문서 중 정보통신망을 이용하여 시행할 수 없는 문서는 출력하여 시행할 수 있다. *우편에 의하여 발송하는 때에는 행정자치부장관이 정하는 행정사무용 봉투에 넣어 발송한다. *인편에 의하여 문서를 발송하는 때에는 문서발송대장을 작성하여 해당란에 수령자의 서명 또는 날인을 받아야 한다. *전자문서의 경우에는 별도의 시행문을 작성하지 아니하고 결재한 문서를 시행문으로 변환하여 시행한다. *단순지시, 경미한 자료요구, 업무연락, 통보, 공지사항, 일일명령 등의 시행문을 정보통신망을 통하여 게시한 때에도 문서를 시행한 것으로 본다. *관인(전자관인 제외)을 찍어 시행하는 문서는 관인관리자가 관인을 찍은 후 처리과에서 발송하며 관인관리자는 문서 심사 여부를 확인하고 문서등록대장의 비고란에 서명한다. *행정기관의 장은 공문서를 수발함에 있어서 문서의 보안유지와 분실, 훼손 및 도난방지를 위한 적절한 조치를 강구하여야 한다. ☞ 요 점 *시행 :기관의 의사를 외부에 표시하는 단계로 문서의 효력을 발생시키는 절차 ◎ 문서 발송의 일반절차 *전자결재문서를 전자통신통신망을 통해 발신 :결재 → 문서 등록 → 시행문 변환 → 문서 심사 → 전자관인날인 → 발송 *전자결재를 하여 전자관인을 날인한 후 정보통신망이 아닌 수단을 이용하여 발신하는 경우 :결재→ 문서 등록 → 시행문변환 → 문서 심사 → 전자관인날인 → 출력 → 발송 *일반결재문서를 시행하는 경우 :<처리과> 결재 → 문서 등록 → 시행문 변환 → 문서 심사
문서 심사 여부 확인 및 문서 → 관인날인 →발송 등록대장의 비고란에 서명 <관인관리자> <처리과>
◈ 문서의 접수 *문서는 처리과에서 접수하여야 하며, 문서과에서 직접받은 문서는 문서배부대장에 기록한 후 지체없이 처리과에 이를 배부하여 접수하여야 한다. *접수된 문서는 행정자치부령이 정하는 문서처리인을 찍고, 그 접수일시와 번호를 기재한다. 다만, 문서과에서 직접받은 문서는 문서과가 접수일시를 기재하여 처리과로 보낸다. *처리과는 중요한 내용의 문서에 대하여는 보조기관 또는 보좌기관의 공람을 거치기 전에 결재권자의 선람을 받아야 한다. 1) 우편 접수 : 발송기관의 요구가 있는 때에는 공문서 발송 영수증을 보내주어야 한다. 2) 인편 접수 :서명 또는 날인하여 영수의 표시를 하여야 한다. 3) 모사 전송, 저신 접수 :감열 기록 방식의 모사 전송기로 보존기간이 3년 이상인 문서를 접수한 때에는 당해 문서를복사하여 접수한다. ☞ 요 점 ◎ 문서의 접수 처리
① 선람을 받아야 할 결재권자의 직위 기입 ② 결재권자 서명 ③ 문서의 접수일자 및 시간(문서과 또는 처리과) ④ 접수번호(처리과) ⑤ 문서를 처리하여야 할 부서명 ⑥ 문서를 처리할 담당자 서명 ⑦ 선람권자의 지시사항 기재 ⑧ 결재 또는 공람을 받아야 할 보조기관 및 보좌기관의 직위 또는 직급 표시 ⑨ 서명 ※ 심사자 및 심사일은 수정기안하여 시행하는 경우에만 기재 ◎ 문서의 배부 :문서과로부터 배부된 문서가 2 이상의 보조, 보좌기관에 관련된 때에는 처리과는 당해 문서를 복사하여 관련기관에 이송 둘이상의 기관에 관련된 문서 접수 -> 문서과,처리과 -> 기관 1 -> 관련성 많음. 기관2 -> 관련성 적음. ◎ 문서의 등록 :당해문서에 대한 결재가 끝난 즉시 결재일자순에 따라 문서번호를 부여하고 처리과별로 문서 등록대장에 등록하여야 한다. 비치문서는 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 그 종류별로 당해 기관의 장이 저정하는 바에 따라 등록할 수 있다.
◈ 보고 사무 1) 보고의 종류 ① 정기 보고 :정기적으로 행해지는 보고를 말한다. ② 수시 보고 :보고의 서식 등이 일정하게 정하여 있지 않고 상황의 변동에 따라 수시로 요구하는 보고를 말한다. 2) 보고의 독촉 :보고 요구기관의 장은 보고가 기일 내에 도달되지 아니할 때에는 보고기관의 장에게 독촉할 수 있으며 독촉을 받은 보고기관의 보고심사관은 독촉장에 당해 보고가 지체없이 행해지도록 필요한 조치를 하여야 한다. ① 1차 독촉장 : 보고기일 후 5일이 경과하여도 보고가 도달되지 아니할 때 발부하는 독촉장 ② 2차 독촉장 : 1차 독촉장에 명시된 보고기일 후 5일이 경과하여도 보고가 도달되지 아니할 때 발부하는 독촉장 ③ 3차 독촉장 : 2차 독촉장에 명시된 보고기일 후 5일이 경과하여도 보고가 도달되지 아니할 때 발부하는 독촉장 ☞ 요 점 : 독촉장을 발부하는 경우에는 3일 이상의 보고 기일 부여
공문서 작성(실습) 1) 내부 기안 양식
: 2) 외부 기안 양식
: 3) 공문서 예문
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