문서실무 1학기 (16)주 학습지도안

문서 실무 1학기 ( 16 )주 학습지도안

대 단 원

워드프로세싱 용어 및 기능

관련교구자료

소 단 원

6. 공문서 (3)공문서 처리

컴퓨터. 인쇄물

학습목표

공문서의 처리에 관한 내용을 알 수 있다

과 제

1. 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 문서, 사실 또는 법률 관계의 증명에 필요한 문서, 허가나 인가 및 등록에 관계되는 문서 등에 문서 앞장의 뒷면과 뒷장의 앞면에 걸쳐 찍는 도장을 고르시오.
① 간인 ② 관인 ③ 서명 ④ 날인

2. 작성된 문서는 행정계통에 따라 정보 통신망을 이용하여 무슨과에서 발송해야 하는가?

① 문서과 ② 처리과 ③ 접수과 ④ 자료과

3. 공문서를 취급하는 원칙으로 잘못된 것을 고르시오.
  ① 즉일처리의 원칙
  ② 전자문서 우선의 원칙
  ③ 적법성의 원칙
  ④ 책임처리의 원칙

4. 보고 기일 후 몇일이 경과한 후 보고 요구기관의 장은 보고가 기일 내에 도달하지 않았음에 대한 1차 독촉장을 발부할 수 있는가?

① 3일 ② 5일 ③ 10일 ④ 15일

5. 관련이 있는 문서를 동일한 기안용지에 일괄 기안하는 것을 무엇이라고 하는지 고르시오
① 일반 기안 ② 수정 기안 ③ 일괄 기안 ④ 공동 기안

6. 결재권자가 부재중일 경우 그 직무를 대행하는 자가 행하는 결재를 고르시오.
① 전결 ② 대결 ③ 선결 ④ 후결

3. 공문서의 처리

(1) 공문서의 처리 원칙

1) 즉시(즉일) 처리 원칙 : 공문서를 접수한 즉시 처리해야 한다

2) 행정계통 처리 원칙 : 행정기관의 계통에 따라 문서의 발송, 접수, 경유, 인계 등을 처리해야 한다

3) 책임 처리 원칙 : 문서의 처리 결과에 대한 책임을 지고 처리해야 한다

4) 법령 적합 처리 원칙 : 문서는 법령에서 정한 일정한 요건을 갖추어 작성되어야 하며 그 처리도 지정된 법령에 따라 해야 한다.

(2) 문서의 기안

1) 기안문 작성 원칙

ㄱ. 기안의 뜻 : 행정기관의 의사를 결정하기 위한 문서를 작성하는 것

ㄴ. 문서의 기안은 행정자치부령이 정하는 기안문서로 해야 함

ㄷ. 문서의 기안은 전자문서로 함을 원칙으로 한다(종이문서가 아님)

2) 기안의 종류

ㄱ. 일반 기안 : 제목으로 선정한 하나의 안건을 처리하기 위한 것

ㄴ. 수정 기안 : 수신한 문서에 수정을 가하여 기안하는 경우 수신한 문서의 색깔을 바꾸어 수정, 기입하는 방법으로 기안하는 것

ㄷ. 일괄 기안 : 관련이 있는 문서를 동일한 기안용지에 일괄 기안하는 것

ㄹ. 공동 기안 : 행정 기관장 둘 이상의 결재를 받아 공동 명의로 기안하는 것

ㅁ. 서식에 의한 기안 : 수시로 보고 하거나 정기적인 보고의 경우 별도의 기안문을 따로 작성하지 않고 간이 결재인을 찍어 결재하는 것으로 대체하는 기안

3) 문서의 결재

ㄱ. 결재의 뜻 : 기안문을 작성하여 당해 사안에 대하여 기관의 의사를 결정할 권한이 있는 자에게 결정을 얻는 것(문서는 당해 행정기관장의 결재를 받음으로써 성립된다 - 보조기관 또는 보좌기관의 명의로 발신하는 문서는 그 보조기관이나 보좌기관의 결재를 받아야 한다)

ㄴ. 결재의 종류

선결	기관의 의사 결정권자가 직접하는 결재
전결	결재권자로부터 사전에 그 결재권을 위임받은 보조기관, 보좌기간이 하는 결재
대결	결재권자가 부재중일 경우 그 직무를 대행하는 자가 행하는 결재

(3) 문서의 시행

1) 시행문의 작성

ㄱ. 시행의 뜻 : 문서의 효력을 발생하는 절차

ㄴ. 결재를 받은 문서 중 발신 할 문서는 행정자치부령이 정하는 바에 따라 수신자 별로 시행문을 작성해야 한다

ㄷ. 전신, 전산망, 전화로 발송하는 문서는 시행문을 작성하지 않는다

ㄹ. 전자문서는 시행문을 별도로 작성하지 않고 결재한 문서를 시행문으로 변환하여 시행한다

2) 문서의 심사

ㄱ. 행정기관장의 명의로 발신한 문서는 문서심사관의 심사를 받아야 한다

ㄴ. 심사에 관한 사무를 위해 행정기관의 처리과에 문서심사관을 두며, 그 문서심사관은 그 처리과의 장이 된다

3) 문서의 발송

ㄱ. 작성된 문서는 행정계통에 따라 정보 통신망을 이용하여 처리과에서 발송한다

ㄴ. 인편으로 발송하는 문서는 문서과의 지원을 받아 문서 발송 대장을 만들어 수령자의 서명, 날인을 받아 발송할 수 있다

ㄷ. 모사 전송 (팩스)에 의한 발송시는 시행문을 그 기안문과 함께 보관해야 한다

ㄹ. 우편으로 발송하는 문서는 행정자치부장관이 정하는 행정 사무용 봉투에 넣어 발송한다

(4) 문서의 접수

1) 접수

ㄱ. 문서는 문서과에서 받은 경우 문서배부대장에 접수 일시를 기록한 후 처리과에 배부하여 접수하도록 해야 한다

ㄴ. 접수된 문서는 행정자치부령이 정하는 문서처리안을 찍고, 그 접수 일시 및 번호를 기재한다

ㄷ. 모사 전송에 의한 접수는 보존 기간이 3년 이상인 문서를 수신한 경우 이를 복사하여 접수해야 한다

≫ 처리과 : 문서의 수발 및 사무처리를 주관하는 부서

≫ 문서과 : 행정기관 내의 공문서의 분류, 배부, 수발 업무 지원 및 보존 등 문서에 관한 사무를 주관하는 부서

2) 문서의 효력 발생 시기

일반 문서	수신자에게 도달할 때
공고 문서	공고 후 5일이 경과한 날부터
법규 문서	공포 호 20일이 경과한 날부터
전자 문서	수신자의 컴퓨터 파일에 등록될 때

3) 보고 사무

ㄱ. 보고의 종류 : 정기 보고, 수시 보고

ㄴ. 보고의 독촉 : 보고 기일 후 5일이 경과한 후 보고 요구기관의 장은 보고가 기일 내에 도달하지 않았음에 대한 1차 독촉장을 발부한다(3차까지 독촉장 발부가 가능하다)

ㄷ. 독촉장을 발부하는 경우 3일 이상의 보고 기일을 부여하여야 한다

≫ 간인 : 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 문서, 사실 또는 법률 관계의 증명에 필요한 문서, 허가나 인가 및 등록에 관계되는 문서 등에 문서 앞장의 뒷면과 뒷장의 앞면에 걸쳐 찍는 도장