문서 실무  1학기  ( 15 )주  학습지도안

대 단 원

워드프로세싱 용어 및 기능

관련교구자료

소 단 원

6. 공문서    (2)공문서의 구성

  컴퓨터. 인쇄물

학습목표

 공문서의 구성을 알고 작성시 유의점을 익힌다.

과    제

1. 다음 중 기안문 작성시 고려할 요건으로 잘못된 것을 고르시오.
  ① 정확하게 내용을 전달한다.
  ② 경제성을 고려하여 1건 2∼4매 정도로 한다.
  ③ 서식은 통일한다.
  ④ 이해하기 쉽게 표현한다.

2. 다음중 기안문 작성 방법으로서 적절하지 않은 것을 고르시오.
  ① 문장은 짧게 끊어서 개조식으로 쓴다.
  ② 주어와 술어의 관계를 분명히 한다.
 ③ 반드시 결론을 뒤에 넣는다.
 ④ 애매모호한 표현을 하지 않는다

3. 공문서를 취급하는 원칙으로 잘못된 것을 고르시오.
  ① 즉일처리의 원칙
  ② 전자문서 우선의 원칙
  ③ 적법성의 원칙
  ④ 책임처리의 원칙

4. 다음 중 공문서의 두문에 기재되는 사항으로 잘못된 것을 고르시오.
 ① 문서번호  ② 수신처  ③ 보존기간  ④ 수신란

5. 다음 중 문서의 번호에 포함되지 않는 것을 고르시오.
 ① 문서등록번호 ② 분류번호 ③ 보존번호 ④ 기관기호

6. 공문서 작성시 사용되는 용지의 기본 규격으로 바른 것을 고르시오.
 ① A6   ② A5   ③ A4   ④ A3

2. 공문서의 구성

   (1) 두문

1) 발신기관명 : 공문서의 표준 규격인 A4 용지(즉, 가로×세로 :210mm×297mm)에서 가로 폭을 3등분하여 기관명을 용지의 중앙 70mm에 걸쳐서 자간을 균등 분할하여 배치한다.  위 여백 30mm를 띄우고, 6~8cm 길이로 가운데에 기재한다.

우편번호와 주소 : 우편번호는 "우"자 다음에 1자를 띄우고 기록하되, 주소가 긴 경우에는 보통 명사인 도, 시, 군,   읍, 리 같은 글자는 생략한다.  우편번호는 정확하게 기록해야 하며 사이에는 붙임표(―)를 넣는다.
예) [작성 방법]우 123-456 서울 강서 등촌 123-45
전화번호 : 괄호 안에 지역번호를 기록하고 이어 전화 번호를 쓰되, 내부 문서인 경우에는 구내 전화번호를 기록한다.  한글 10자(영문20자) 이내로 입력
예) [작성 방법](0341)80-4147
모사전송번호 : 전화번호에 이어 기록한다. 전화번호는 반드시 기록해야 하지만, 모사전송번호는 기재하지 않아도 된다.

2) 문서번호 : 문서번호는 다음과 같이 2부분으로 구성된다.

기관기호(기관번호) :  문서 생산 기관의 기관명을 한글 2자로 줄여 사용한다.  기관명이 숫자일 경우에는 숫자를 한글로 기재한다.

          예) [작성방법] 인터넷 공학 연구소 연구 1과:공연

분류번호 : 문서 분류 정리와 편철, 검색의 효율화를 위하여 사용하는 것으로 정부에서는 문서 기능을 19개 주요 기능으로 나누고 이를 10진법으로 세분한 규칙을 제정하여 사용하고 있다. 

문서 등록 번호

3) 시행일자 및 보존기간

문서 보존 기간 : 1년, 3년, 5년, 10년, 20년, 30년, 영구(7가지)  
시행일자 : 문서를 작성한 날짜를 기록하며 년, 월, 일은 생략하고, 온점으로 대신하여 표현할 수 있다.

4) 수신란 : 경유, 수신, 참조로 구분, 기술한다.

   (2) 본문

1) 제목 : 제목만 보고도 그 문서의 내용을 쉽게 파악할 수 있도록 간단하고 명확하게 기술한다.

2) 내용

문서로써 표현하고자 하는 내용을 간략하게 작성한다.
회보를 제외하고는, 성질을 달리하는 내용을 같은 문서로 작성해서는 안된다.
문서의 내용을 2 이상의 항목으로 구분할 필요가 있을 때는 항목을 구분하는 원칙에 따라 구분, 기술한다.

3) 첨부

   (3) 결문

1) 발신명의

문서의 발신 명의는 행정 기관의 장으로 한다.
행정 기관 내의 보조 기관 또는 보좌 기관 상호간에 발신하는 문서는 당해 보조 기관  또는 보좌 기관의 명의로 한다.
법령에 의하여 행정 권한이 위임 또는 위탁된 경우에는 그 위임 또는 위탁을 받은 자의 명의로 발신한다.
문서를 받는 곳의 주무 부서장의 명을 8∼12cm로 중앙에 기재한다.

2) 수신처

   (4) 공문서의 「끝」표시 방법

1) 본문이 끝났을 때 : 한 자(2칸) 띄우고 "끝" 표시한다.

     예)

2) 첨부물이 있는 경우에는 첨부물의 표시 문 끝에 1자를 띄우고 "끝"자를 기재한 후 마침표를 찍는다.

     예)

3) 우측 한계선에서 끝났을 때 : 다음 줄 왼쪽에서 한 자(2칸) 띄우고 "끝" 표시

4) 기재 사항이 서식의 중간에 끝나는 경우에는 기재 사항 다음 줄이 "이하 여백" 또는 "이하 빈칸"이라고 쓴다.

5) 기재 사항이 서식을 완전히 채운 경우에는 서식 밖 오른쪽 아래에 "끝"자를 기재한 후 마침표를  찍는다.