문서실무 1학기 (14)주 학습지도안

문서 실무 1학기 ( 14 )주 학습지도안

대 단 원

워드프로세싱 용어 및 기능

관련교구자료

소 단 원

6. 공문서 (1)공문서 일반 지식

컴퓨터. 인쇄물

학습목표

공문서에 관한 일반적인 사항을 알 수 있다

과 제

1. 다음 중 문서 작성시 고려해야 할 요소가 아닌 것을 고르시오.
① 신속성 ② 용이성 ③ 경제성 ④ 창조성

2. 다음 중 문서의 일반적 표준화 대상이 잘못된 것을 고르시오.
① 항목분류 ② 문서의 용어 ③ 문서의 수신매체 ④ 용지의 규격

3. 다음 중 문서 보존기간의 종류가 아닌 것을 고르시오.
① 영구 ② 8년 ③ 20년 ④ 30년

4. 자주 사용하지는 않으나 기록 또는 자료로서 여러 해 동안 관리할 필요가 있는 문서를 무엇이라고 부르는가?
① 보관문서 ② 현안문서 ③ 보존문서 ④ 미결문서

5. 다음 중 문서의 보존 및 관리를 위한 원칙으로 잘못된 것을 고르시오.
  ① 공간의 경제성을 위하여 보관 중에 사용하던 폴더나 바인더는 제거하고 보존한다.
  ② 보존문서 기록대장을 비치하고 보존이 시작되는 때부터 기록한다.
  ③ 보존장소는 초대한 확보하며, 가급적 이동식 서가를 활용한다.
  ④ 보존장소의 적절한 온·습도 및 청결 유지를 통해 문서의 변질, 충해를 막는다.

6. 문서의 효력 발생시기를 잘못 설명한 것을 고르시오.
  ① 일반문서는 수신자에게 도달함으로써 효력이 발생한다.
  ② 공고문서는 별도로 명시되어 있는 경우를 제외하고는 고시 및 공고 후 5일이 경과한 날로부터 효력이 발생한다.
  ③ 전자문서는 수신자의 컴퓨터에 파일로 등록된 때로부터 효력이 발생한다.
  ④ 일반문서는 결재권자의 결재가 있을 때 효력이 발생한다.

1. 공문서의 일반 지식

(1) 공문서의 정의 : 공문서란 행정기관 내부 또는 상호간이나 대외적으로 공무상 작성 또는 시행되는 문서 및 행정기관이 접수한 모든 문서를 말한다. 전자문서 등의 특수 매체기록을 포함한다.

(2) 공문서의 종류

1) 법규문서 : 법, 법률, 대통통령, 총리령, 부령, 조례 및 규칙 등에 관한 문서

효력 발생시기는 공포한 날로부터 20일 경과 후이다.

2) 지시문서 : 훈령, 지시, 예규 및 일일 명령 등 행정기관이 그 하급 기관 또는 소속 공무원에 대하여 일정한 사항을 지시하는 문서.

훈령 : 상급기관이 하급기관에 장기간에 그 권한의 행사를 일반적으로 지시하기 위하여 작성한 문서. 조문, 시행문형식으로 작성한다.

지시 : 상급 기관이 직권 또는 문의에 대하여 개별적 구체적으로 발하는 명령으로서 시행문형식에 의하여 작성. 조문, 시행문형식으로 작성한다.

예규 : 행정사무의 통일을 기하기 위하여 반복적으로 행정사무의 기준을 제시하는 법규문서 외의 문서. 조문, 시행문형식으로 작성한다.

일일명령 : 당직, 출장, 시간외 근무, 휴가 등 일일업무에 관한 명령. 회보, 시행문형식으로 작성

3) 공고문서 : 고시, 공고 등 행정 기관이 일정한 사항을 일반에게 알리기 위한 문서. 효력 발생 시기는 고시 또는 공고가 있은 후 5일 경과한 날로부터 효력이 발생한다.

고시 : 법령 규정에 따라 일정 사항을 일반에게 알리는 문서로 계속 효력이 발생

공고 : 일정 사항을 일반에게 알리는 문서로 그 효력이 단기적이거나 일시적인 것

4) 비치문서 : 비치 대장, 비치 카드 등 행정 기관이 일정한 사항을 기록하여 행정기관 내부에 비치하면서 업무에 활용하는 문서.

5) 민원문서 : 민원이 행정기관에 대하여 허가, 인가, 기타 처분 등 특정한 행위를 요구하는 문서 및 그에 대한 처리문서.

6) 일반문서 : 법규문서, 지시문서, 공고문서, 비치문서, 민원문서에 속하지 않는 모든 문서. 수신자에게 문서가 도달함으로써 효력이 발생한다.(도달주의)

문서 성질에 의한 구분		서 식	문서 등록번호
법규문서	법규문서	조문형식	누년 일련번호
지시문서	훈 령	조문형식, 시행문	누년 일련번호
	지 시	시행문	연도표시 일련번호
	예 규	시행문, 조문형식	누년 일련번호
	일일명령	시행문, 회보	연도별 일련표시
공고문서	고 시	장기간	연도표시 일련번호
공고문서	공 고	단기간	연도표시 일련번호
비치문서	비치문서	비치대장, 비치카드
일반문서	회 보	회보형식	연도별 일련번호
일반문서	보 고 서	기안문

(3) 문서 작성의 일반사항

1) 문서는 쉽고 간명하게 한글로 작성하되, 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 한글 맞춤법에 따라 가로로 쓴다.

2) 숫자 표기는 아라비아 숫자를 사용한다.

3) 문서에 쓰는 날짜의 표기는 숫자로 하되, 년. 월. 일의 글자는 생략하고 그 자리에 온점(.)을 찍어 표시하며, 시·분의 표기는 24시각제에 따라 숫자로 하되, 시·분의 글자를 생략하고 그 사이에 콜론(:)을 찍어 구분한다. 다만, 특별한 사유로 인하여 다른 방법으로 표시할 필요가 있는 경우에는 그러하지 아니하다.

4) 문서의 작성에 쓰이는 용지는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고 210*297로 한다.

5) 금액 표기는 숫자로 하되 변조 방지를 위해 괄호 안에 반드시 한글로 기재하여야 한다.

(4) 용지의 지질 및 중량

종 류	지 질	중 량
10년 이하의 보존 문서	신문용지	54g/m2
영구, 30년, 20년의 문서	인쇄용지	79g/m2
10년 이하의 기안 용지	인쇄용지	60g/m2