문서실무 1학기 (13)주 학습지도안

문서 실무 1학기 ( 13 )주 학습지도안
대 단 원	워드프로세싱 용어 및 기능	관련교구자료
소 단 원	5. 문서 관리 (2)문서 관리의 표준화 (3) 문서 관리의 기본 원칙	컴퓨터. 인쇄물
학습목표	워드프로세서의 다양한 출력 기능에 대해 알 수 있다.
과 제	1. 문서는 일반적으로 두문, ( ), 결문으로 구성된다. 2. 공공기관에서 전년도에 완결된 기록물의 정리를 해야 하는 기간은 언제인지 고르시오. ① 1월 1일 ② 1월 31일 ③ 2월 1일 ④ 2월 28일 3. 다음 중 문서 보존기간의 종류가 아닌 것을 고르시오. ① 영구 ② 8년 ③ 20년 ④ 30년 4. 다음 중 문서의 보존 및 관리를 위한 원칙으로 잘못된 것을 고르시오. ① 공간의 경제성을 위하여 보관 중에 사용하던 폴더나 바인더는 제거하고 보존한다. ② 보존문서 기록대장을 비치하고 보존이 시작되는 때부터 기록한다. ③ 보존장소는 초대한 확보하며, 가급적 이동식 서가를 활용한다. ④ 보존장소의 적절한 온·습도 및 청결 유지를 통해 문서의 변질, 충해를 막는다. 5. 문서 관리의 기본 원칙을 쓰시오.
(2) 문서 관리의 표준화 1) 표준화의 필요성 : 정부나 공공기관뿐만 아니라 일반 기업 체, 개인 사무실까지 많은 문서가 생산, 교류, 관리되고 있다. 만일 이러한 모든 조직체들이 각기 고유한 형식의 문서를 사용한다면 문서의 주요 기능인 의사 전달 기능이 크게 훼손될 것이다. 2) 문서 관리의 표준화 문서 작성의 표준화 일반 문서 양식의 표준화 장부와 전표의 표준화 표현 방식의 표준화 문서 처리의 표준화 문서 처리 규정의 표준화 문서 수집의 표준화 사무 해설서의 표준화 문서 취급의 표준화 문서의 발송 및 접수의 표준화 문서 수집의 표준화 문서 보존 관리의 표준화 문서 분류 기준 및 보존기간의 표준화 문서 폐기 절차 및 방법의 표준화 3) 문서 관리의 대상 : 문서 관리에서 표준화의 대상을 요약하면 다음과 같다. 문서의 기본 개념 : 문서의 정의, 분류. 문서의 적용 범위, 문서 주관 부서 문서의 작성 문서 작성 형식 : 조문 형식이나 시행문형식, 기안문형식, 회보형식, 기타 문서의 구성 체계 : 두문, 본문, 결문 용지 : 규격, 지결, 용량, 색 문장 표현 : 사용 문자와 색, 숫자, 구두점, 교정 부호 처리, 보관 및 보존 폐기 (3) 문서 관리의 기본 원칙 1) 표준화(Standardization) : 문서 사무 처리에 적용할 수 있는 여러 가지 방법 중에서 가장 타당한 것을 기준으로 정한 것이다. 이렇게 함으로써 같은 내 용의 문서에 대해서 누가, 언제 처리해도 같은 방법을 적용할 수 있어 사무의 생산성 재고가 가능하다. 문서 관리의 표준화 : 문서의 보관, 문서의 편철, 문서의 보존등 문서 양식의 표준화 : 용지, 규격, 문서 양식의 통일 등 2) 간소화 : 문서의 처리의 절차나 방법 중에서 중복되는 것이나 불필요한 것은 없앤다. 또한 동일 종류의 문서 처리는 하나로 묶어서 통합한다. 3) 전문화(Specialization) : 적성, 배포, 접수, 보관 등 여러 가지 문서사무 업무중에서 특정 사무를 특정인이 처리함으로써 전문성을 높이는 것이다. 전문화로 문서 사무의 숙련도를 높이고, 문서사무의 능률을 향상시킬 수 있다. 4) 기계화(Mechanization) : 문서사무를 기계화함으로써 신속, 정확하고 편리하게 관리할 수 있다. 5) 자동화 : 문서 사무를 자동화함으로써 신속, 정확하고 편리하게 관리할 수 있다.